Что такое Trello и почему вы должны использовать его для управления своим временем

Если вы участвуете во многих рабочих проектах или работаете на себя, то эффективное управление проектами - это очень важно. Если вы не планируете свое время и усилия, то в конечном итоге вы все испортите на Facebook и в результате пропустите сроки (я говорю по опыту). Индустрия инструментов управления онлайн-проектами очень конкурентоспособна, но Trello, похоже, выигрывает больше всего на свете.

Trello любимы теми, кто одержим управлением своим временем и проектами, и легко понять, почему. Trello не только дешев и доступен, но и чрезвычайно прост в использовании. Используя визуальный подход к управлению временем и проектами, вы можете перемещать карточки, чтобы сразу увидеть, что и когда необходимо сделать.

Пристальный взгляд на Трелло

Некоторые описывают Trello как «Записки на стероидах». На экране вы создаете «списки», похожие на большую доску на стене. Затем в каждом списке есть «карточки», такие как заметки Post-it. На каждой карточке есть отдельный элемент дел.

По мере того, как вы переходите к заданию, вы можете использовать мышь, чтобы перетащить карточку, скажем, «в процессе» на «готово» (или любую другую формулировку, которую вы предпочитаете).

Четыре главных особенности Trello

Мы рассмотрим каждую функцию чуть более подробно в данный момент. Но вот четыре основных момента, на которые стоит обратить внимание, если вы посмотрите на скриншот выше.

• Каждая карта может иметь цветовую маркировку с полосой. Например, каждый цвет может относиться к отдельному клиенту. Значок, показывающий граватару / изображение пользователя, показывает, кто участвует в этой карте. Вы можете пригласить людей на карточку, чтобы они могли оставлять отзывы и обновления. Или, если вы хотите назначить им эту задачу. Если задача назначена, срок оплаты может быть добавлен, и напоминание отправлено, когда срок выполнения близок. Когда карта обновляется, каждый на этой карте уведомляется. Фон каждой доски Trello может быть настроен. Трелло дает вам фон или вы можете загрузить свой собственный. Будучи фанатиком лего, я загрузил этот лего. Но если вы являетесь компанией, вы можете настроить свою доску Trello, скажем, с логотипом компании. Карты можно перемещать на другие доски, копировать на другие доски или архивировать после завершения.

Начиная новую доску

Первый шаг - добавить новую доску. В правом верхнем углу экрана (после входа в систему) нажмите кнопку +. Затем выберите « Создать доску » из выпадающего списка.

Затем вас попросят дать доске имя, уровень конфиденциальности и фон. Если вы уже создали команду, вы можете назначить доску этой команде.

Несколько слов об уровнях конфиденциальности : если доска остается открытой, она будет проиндексирована поисковыми системами и доступна всем, кто найдет ее в Google. Недавно стало известно, что сотрудники Uber используют Trello для составления списка конфиденциальных паролей компании, которые затем подбираются Google.

Так что будьте осторожны, и если вы ДОЛЖНЫ использовать Trello для паролей, установите уровень конфиденциальности Private . Хотя для паролей вы действительно должны использовать менеджер паролей.

Добавление нового списка

Как только у вас появится новая доска, настало время начать новый список. Вы можете сделать это любым способом, но я обычно делаю свои доски со списками на разных этапах процесса. Итак, «в ожидании», « в процессе » и так далее. Или вы можете иметь списки для проектов, которые имеют несколько задач, таких как « украшение дома », « достижение мира во всем мире» и « завоевание космоса ».

Чтобы добавить новый список, нажмите Добавить список.

Затем введите заголовок этого списка и сохраните его.

Промойте и повторите для любых других списков, которые нужны доске (если есть).

Добавление новой карты

Теперь пришло время добавить новую карту, и в ней есть различные элементы, которые делают ее мощной.

Создание новой карты

В соответствующем списке нажмите Добавить карточку.

Теперь введите задачу, которую вы хотите добавить. Сохраните его, нажав зеленую кнопку Добавить .

Повторите, как и раньше, для других задач, которые нужно добавить (если есть).

Но это только начало того, что вы можете добавить на карту, которую вы можете увидеть, если щелкнуть по ней, чтобы открыть ее.

Назначение других пользователей

Во-первых, если вы создали команду, а другим было предложено получить доступ к доске, вы можете назначить кого-то для выполнения определенной задачи. Или просто пометьте их, чтобы они были включены в разговор на этой карточке.

Чтобы добавить кого-то на карту, просто нажмите « Члены» и нажмите на граватару человека, которого вы хотите добавить. Точно так же их можно удалить с карты, снова щелкнув по граватару.

Добавление заметок и вложений

Независимо от того, пользуетесь ли вы своей памятью или советуете ли кому-либо, оставлять записи могут стать необходимыми. Вы можете сделать это в верхней части заметки, а также оставить там кликабельные ссылки.

Под разделом заметок находится область для загрузки вложений. Это может быть что угодно от документа до почтового файла к изображению. Если изображение, изображение будет отображаться на карте

Добавление даты исполнения

Если у задачи есть крайний срок, вы можете назначить ей дату выполнения. Тогда вы получите напоминания, когда дата приближается, и когда дата прошла.

Добавление цветных меток

Я добавляю цветные ярлыки в свой рабочий список, чтобы показать, с какой работой работают клиенты. Так что красный для groovyPost например.

Вы можете отредактировать ярлыки так, чтобы они произносили все, что угодно, и можете добавлять на карту столько, сколько хотите.

Добавление комментариев

Если другие люди имеют доступ к вашим картам, в конечном итоге они начнут оставлять комментарии. Вы можете использовать @, чтобы пометить людей в конкретных комментариях, и они получат уведомление от Trello.

Перемещение, копирование, просмотр и архивирование карт

Есть также четыре других действия, которые вы можете выполнить с картой.

Переехать

Если у вас есть несколько досок, вы можете перемещать карты между одной доской и другой. Так что, если бы я захотел переместить карту с доски groovyPost на одну из моих личных досок, эта опция переместила бы карту. Вместе со всеми комментариями, приложениями и т. Д.

копия

Это то же самое, что и опция « Переместить», за исключением того, что карта не будет полностью перемещена. Просто скопировал. Я использую это все время для копирования моих заданий groovyPost на мою личную рабочую доску.

Часы

Если у кого-то есть карточка на доске, вы можете просмотреть ее и получать уведомления о новых комментариях, фактически не участвуя самостоятельно. Также известный как «режим Люркера» (ну, я так это называю).

Архив

В Trello нет такого понятия, как «удалить». Вместо этого, чтобы удалить карту, список или доску, вы «архивируете» ее. Затем он исчезнет, ​​но его можно легко вернуть, если он понадобится вам позже.

Другое использование для Trello

Trello имеет так много применений, если вы сосредоточитесь на этом и будете мыслить со стороны. Для этого у Trello есть страница под названием «Trello Inspiration». Это дает вам шаблоны и бесчисленные идеи использования.

Интеграция Trello с другими приложениями с использованием IFTTT.

Я большой поклонник IFTTT («Если это тогда то»), и у них есть огромное количество автоматических скриптов для Trello. Проверь их.

Вывод

Это только что поцарапало поверхность того, что может сделать Trello, чтобы сделать вашу жизнь более организованной. Вы используете Trello? Если да, то для чего вы его используете?